Come realizzare una Catena di Custodia dei metalli preziosi in modo “Smart”
Prima di spiegare cos’è, come funzione e come mettere in pratica una Catena di Custodia dei metalli preziosi, è meglio fare una premessa per inquadrare l’argomento.
Se operi nel settore dell’oreficeria e della gioielleria sai bene che la certificazione RJC riguardante la sostenibilità e l’approvvigionamento responsabile è sempre più richiesta.
RJC è l’acronimo di Responsible Jewellery Council, www.responsiblejewellery.com, un’organizzazione di normazione e certificazione con sede a Londra, che ha il fine di migliorare le prassi responsabili in materia ambientale, sociale, etica e dei diritti umani nell’intera filiera della gioielleria e orologeria in merito a oro, argento, platinoidi, diamanti e gemme colorate.
Esistono due tipi di certificazione RJC:
- RJC COP (Code of Practice, Codice di Procedura in italiano) che stabilisce le pratiche responsabili sul piano etico, sociale, ambientale e della tutela dei diritti umani;
- RJC CoC (Chain of Custody, Catena di Custodia in italiano) che definisce i requisiti per la realizzazione di una Catena di Custodia responsabile dei metalli preziosi.
La certificazione RJC COP è la più diffusa ed è obbligatoria per i soci membri di RJC che la devono ottenere entro due anni dalla membership, cioè da quando si associano a RJC pagando la relativa quota).
La certificazione RJC CoC è volontaria e va ad integrare la RJC COP.
Tieni conto che al momento della prima pubblicazione di questo articolo, novembre 2020, su un migliaio di aziende certificate RJC COP un centinaio erano certificate anche RJC CoC. A inizio 2026 le aziende certificate COC sono aumentate sensibilmente arrivando a quasi 450. Si può dire che le aziende certificate CoC fanno ancora parte di un “club esclusivo”, anche se in progressiva crescita.
Avere la certificazione RJC CoC prima degli altri potrebbe fare la differenza. Soprattutto se qualche tuo cliente ce l’ha già o è intenzionato ad ottenerla perché poi avrà bisogno di fornitori certificati CoC per poter garantire la sua catena di custodia.
Sulla certificazione RJC in generale e in particolare sulla RJC COP ho già scritto un articolo che ti invito a leggere: “La Certificazione RJC”.
Lì ti spiego come valorizzare al massimo i vantaggi che si possono ottenere dimostrando il proprio impegno nella sostenibilità e nell’approvvigionamento responsabile. La sostenibilità, infatti, è ormai un tema sempre più attuale e vale per tutti, mentre l’approvvigionamento responsabile dalle aree di conflitto e ad alto rischio, cioè quelle che hanno a che fare con i cosiddetti minerali di conflitto (conflict minerals) e diamanti insanguinati (blood diamonds), è una peculiarità del settore orafo e gioielleria.
In quell’articolo spiego anche come ottenere la Certificazione RJC con un Sistema di Gestione “Smart” per evitare il rischio che diventi solo burocrazia come capita spesso, purtroppo, con le certificazioni quando vengono affrontate nel modo sbagliato o seguendo consigli sbagliati.
Ad esempio, il rischio di scrivere procedure pesanti ed esagerate applicando alla lettera le guide disponibili nel sito di RJC o ascoltando consigli sbagliati è molto alto.
Non tanto per colpa delle guide che sono anzi un’ottima risorsa e io per primo me le sono studiate più volte. Però bisogna saperle adattare al contesto, tener conto della specifica realtà aziendale e sapere cosa venga chiesto veramente durante gli audit.
Tutto questo lo si impara facendo esperienza o imparando da chi è più esperto. Io è da anni che sto affinando un metodo per evitare il rischio burocrazia: il Metodo Cariolato per Sistemi di Gestione “Smart”. Se vuoi saperne di più puoi leggere il mio articolo: “Come evitare la burocrazia dannosa delle certificazioni aziendali”.
Cos’è, come funziona e come mettere in pratica una Catena di Custodia dei metalli preziosi
Ora cerchiamo di capire meglio cosa sia questa CoC e come funzioni nella pratica una Catena di Custodia dei metalli preziosi.
Ti confesso che la prima volta che mi sono imbattuto in questa norma ci ho messo un bel po’ a capire cosa volesse dire e come applicarla in pratica. Quindi se provi a leggere la norma e la relativa guida che trovi sul sito di RJC e ti viene il mal di testa, non preoccuparti che sei in buona compagnia.
Effettivamente il concetto di catena di custodia è una cosa un po’ fuori dal comune e non tipica per il settore orafo. Allora provo a spiegarti cos’è in generale e cos’è invece per RJC.
Wikipedia recita: “Il termine catena di custodia (chain of custody) si riferisce alla documentazione cronologica o alla traccia cartacea che mostra il sequestro, la custodia, il controllo, il trasferimento, l’analisi, e la disposizione di elementi di prova, fisica o elettronica.”
In parole povere riguarda le prove da portare nei processi penali o civili. Siamo quindi nell’ambito del diritto.
Si parla di catena di custodia anche riguardo la conservazione dei test antidroga e antidoping, o riguardo la certificazione FSC sui prodotti in legno provenienti da foreste sostenibili. Tanto per citare qualche esempio tra i più noti.
La RJC CoC è una norma che definisce i requisiti per la realizzazione di una Catena di Custodia dei metalli preziosi (oro, argento e platinoidi) prodotti, lavorati e commercializzati in modo responsabile attraverso tutta la filiera della gioielleria.
Riguarda solo i metalli preziosi (oro, argento e platinoidi), ma non i diamanti e le gemme di colore che sono invece compresi nella RJC COP.
La prima versione della norma RJC CoC risale al 2012, mentre la versione attualmente in vigore è del 2024 che ha sostituito la precedente del 2017.
A fine 2024, infatti, RJC ha rilasciato le nuove norme COP 2024 e COC 2024. Se vuoi sapere cosa cambia in pratica rispetto alle norme precedenti COP 2019 e COC 2017, te lo spiego nell’articolo “Le nuove norme RJC COP 2024 e COC 2024“.
La norma RJC CoC garantisce la piena tracciabilità e un approvvigionamento responsabile dei metalli preziosi.
La Catena di Custodia RJC è una sequenza documentata di custodia del materiale nei vari passaggi della filiera tra aziende certificate RJC CoC.
L’inizio della catena di custodia è generalmente all’inizio della filiera della gioielleria quando vengono effettuate le Dichiarazioni di Idoneità CoC, solitamente da parte di miniere, aziende di affinazione, banchi metalli, ma non solo. Sono loro che emettono la Dichiarazione di materiale idoneo che avvia la catena di custodia.
Il materiale CoC può essere, in origine, materiale da attività estrattiva, riciclato o preesistente. Il materiale preesistente (grandfathered in inglese) è costituito da oro e PGM (platinoidi) affinati prima del 1° gennaio 2012 (data di entrata in vigore della norma COC) e da argento affinato prima del 1° gennaio 2018 (aggiunto con la COC 2017).
Il materiale CoC viene controllato mediante documenti di trasferimento “CoC Transfer Document” che vengono emessi dall’entità rilasciante e consegnati all’entità ricevente. Accompagnano il materiale tra un’entità (azienda) e l’altra. Ad esempio, tra banco metalli e produttore di gioielli e poi tra quest’ultimo e un suo cliente.
La tracciabilità è necessaria tra l’azienda e l’esterno e cioè con fornitori, terzisti e clienti. Mentre non lo è tra i processi interni, nel senso che non serve emettere Transfer Document tra un reparto all’altro.
Riporto l’infografica “Panoramica della norma CoC di RJC” che si trova nella relativa Guida di RJC:
Internamente all’azienda vengono attuati idonei controlli di separazione per identificare e separare il materiale CoC in custodia dal materiale non CoC.
La soluzione più semplice sarebbe quella, se possibile, di trattare unicamente materiale CoC.
Altrimenti per trattare materiale CoC e materiale non CoC all’interno della stessa sede è necessario attuare misure fisiche per separare i due tipi di materiale in termini di spazio, ad esempio mediante linee di lavorazione separate.
Oppure misure temporali per separare i due tipi di materiale in termini di tempo, ad esempio mediante lavorazione a lotti sulla stessa linea di produzione o nello stesso spazio di lavoro, tenendo conto che non è necessaria la pulitura delle macchine (o del crogiolo) tra lotti CoC e non CoC.
Nella pratica se uno è già abituato a tener separati più tipi di oro (ad esempio 750, 585, vari colori) può seguire la stessa logica per tenere separato oro CoC da oro non CoC.
In genere per comodità si usa assegnare un colore dedicato per identificare a vista il materiale CoC all’interno dell’azienda. Con adesivi, etichette, nastri e fogli colorati del colore prescelto si possono identificare contenitori, casseforti (o sezioni delle stesse), documenti di accompagnamento, ecc. dedicati al materiale CoC. Così diventa più facile identificare e segregare CoC da non CoC.
Anche a livello di codifica articoli è bene creare codici dedicati per il materiale CoC in modo che sia facilmente identificabile anche nel gestionale aziendale.
Non è necessario separare i materiali CoC per provenienza. Nel senso che i materiali CoC di diversa provenienza (ad esempio provenienti da fornitori CoC diversi) possono pure essere mescolati tra loro purché siano tutti CoC.
La RJC CoC non richiede la rintracciabilità completa. Cioè, non è richiesto che da un singolo gioiello si riesca a risalire all’origine esatta del metallo e relativo lotto di produzione. Basta solo che sia fatto di materiale CoC.
I materiali CoC e i relativi Transfer Document che entrano e che escono dall’azienda devono essere registrati in appositi registri. Registri che possono essere sotto forma di file Excel, ma è molto meglio se si riesce a integrarli nel gestionale aziendale.
Le registrazioni devono consentire la riconciliazione, ovvero di riconciliare il peso totale di materiale CoC in custodia con i movimenti in entrata e in uscita. Devono tener conto anche dei cali, degli scarti e degli eventuali declassamenti (ad esempio quando il materiale CoC viene mescolato con materiale non CoC, o viene spedito al cliente senza Transfer Document). Ti consiglio di fare le registrazioni e i conteggi con il metallo fino (in base al titolo).
Gli scarti di materiale CoC possono essere fusi con nuovo materiale CoC senza problemi. Se invece vengono fusi insieme a materiale non CoC si avrà un declassamento.
L’importante è che ciò che viene inviato al cliente come CoC con relativo Transfer Document sia veramente costituito da materiale CoC.
In realtà i prodotti di gioielleria possono contenere anche parti realizzate con materiale non CoC, purché venga documentato con chiarezza nel Transfer Document (ad esempio indicando: Catene in oro CoC, fermagli realizzati con oro non CoC).
Fare la riconciliazione vuol dire prendere i dati delle registrazioni e un calcolo tipo questo:
╋ materiale CoC acquistato (entrato) nel periodo
━ materiale CoC venduto (uscito) nel periodo
━ materiale CoC a magazzino
━ materiale CoC relativo a declassamenti, scarti, cali, ecc.
〓 0 (zero)
Per farti capire meglio quanto detto finora ho elaborato la seguente infografica esemplificativa e riassuntiva sul funzionamento della CoC in un’azienda orafa:
In realtà non occorre esibire una contabilità precisa al centesimo. È noto che tra cali, scarti, ecc. è difficile fare questo genere di calcoli. Basata una buona approssimazione.
Infine, è importante conoscere il numero di Transfer Document ricevuti ed emessi nel periodo preso come riferimento per la riconciliazione. È un dato che ti verrà chiesto durante gli audit.
Segue un esempio di Transfer Document (tratto dal file Word scaricabile tramite link nella Guida di RJC su COC 2024 al capitolo 9) che poi va adattato, semplificandolo in modo corretto, alla realtà aziendale e possibilmente integrato nel gestionale aziendale.
Notare che il Transfer Document riporta l’origine del materiale CoC che può essere da miniera (mined), riciclato (recycled), preesistente (grandfathered), o mixed. Con la nuova COC 2024 il riciclato viene suddiviso in: riciclato pre-consumo; riciclato post-consumo; rifiuti riciclati. Questa possibilità di specificare l’origine dei materiali CoC e la crescente richiesta di oro e argento riciclato in nome della sostenibilità, ha portato in alcuni casi ad utilizzare la certificazione CoC come un modo per certificare l’oro e l’argento riciclato. Nel senso che viene richiesto di utilizzare esclusivamente materiale CoC recycled e non di altra origine (mined, mixed, ecc.).
Un’attenzione particolare merita la questione dei terzisti.
Per RJC i terzisti esterni che prendono in custodia il materiale CoC devono essere inclusi nell’ambito di certificazione (verificati nell’audit e citati poi nel certificato) e non possono esternalizzare alcuna lavorazione di materiale CoC ad altri terzisti.
Cioè, o ti rivolgi a terzisti già certificati CoC, o li devi includere nella tua certificazione a tue spese. RJC suggerisce di consigliare ai terzisti di richiedere la certificazione CoC in proprio, per conto loro, ma non è detto che siano disponibili a farlo.
Insomma, quella dei terzisti può essere una questione delicata, che va approfondita con chi se ne intente di RJC per individuare le soluzioni più agevoli.
Quello che ti ho illustrato finora sulla gestione più operativa di un sistema CoC (transfer document, registrazioni, segregazione materiali, terzisti) deve far parte di una Procedura CoC che va costruita su misura per la tua realtà aziendale.
Tieni conto che la norma ti chiede di garantire la catena di custodia del materiale CoC e di fare le opportune registrazioni per consentire la riconciliazione. Non ti dice esattamente come fare. Quello lo definisci tu.
Si inizia provando a immaginare il percorso che potrebbe fare il materiale CoC in azienda, dall’arrivo fino alla spedizione al cliente, passando per le varie fasi produttive.
Poi è molto utile definire un Organigramma CoC, stabilire cioè chi sono i responsabili e i loro ruoli nella gestione della CoC.
Infine, formazione specifica a tutte le persone coinvolte nella gestione della CoC. L’auditor farà delle interviste a queste persone per capire se abbiano ben chiaro come funzioni il sistema CoC e come si devono comportare.
Per la data dell’audit di prima certificazione, è sufficiente che la procedura CoC sia ben definita e pronta per partire. Non è ancora possibile avviarla completamente perchè fino a quando RJC non emette il certificato (solitamente 2 – 3 mesi dopo l’audit), non si possono emettere Transfer Document ufficiali.
L’iter certificazione della RJC CoC è come quello della RJC COP che ho descritto dettagliatamente nell’articolo La Certificazione RJC. Faccio una sintesi:
- Membership RJC e pagamento della relativa quota
- Self-Assessment (compilazione questionario CoC di autovalutazione in Excel scaricabile dal sito RJC)
- Audit di terza parte effettuato da un ente accreditato da RJC
- Certificazione rilasciata direttamente da RJC sulla base del rapporto di audit di terza parte. Il certificato RJC CoC vale tre anni come per COP e prevede un audit di sorveglianza a 12 – 24 mesi. Nel primo audit di sorveglianza l’auditor potrà verificare la corretta implementazione della procedura CoC ed effettuare la prima riconciliazione.
Quanto tempo ci vuole per mettere in piedi una CoC?
Se hai già la certificazione RJC COP, o sei già pronto per ottenerla insieme alla RJC CoC e hai già implementato le procedure Due Diligence e KYC, per mettere in piedi la procedura CoC non ci vuole molto. Purché tu abbia le idee chiare su come bisogna fare, o qualcuno di esperto che te le spieghi.
Potrei raccontarti il caso reale di un mio cliente molto bravo che è riuscito, con le dritte giuste, a mettere in piedi tutto il sistema CoC (procedura, modalità di segregazione dei materiali, formazione, ecc.), compresa la modifica al gestionale per integrare i registri e i transfer document, in appena un paio di settimane prima dell’audit. Audit superato poi brillantemente. Un tempo record!
Se vuoi saperne di più sulla RJC CoC, sulla sua implementazione pratica, su come semplificare un transfer document e come organizzare i registri, su come gestire la questione terzisti, ecc., evitando di mettere in piedi sistemi esagerati o sbagliati, non esitare a contattarmi.
