Ti hanno chiesto la certificazione SA8000… ma che cos’è di preciso?
Cosa comporta metterla in piedi? E i sindacati c’entrano qualcosa?
Che vantaggi pratici può dare una certificazione etica?
Se ti stai facendo queste domande e fatichi a trovare le risposte, non preoccuparti perché ora ti svelerò tutto quello che devi sapere per affrontare con serenità questo tipo di certificazione etica sociale. E per trasformarla in un’opportunità di miglioramento e di crescita per la tua azienda che vada ben oltre il semplice accontentare il cliente.
Le domande che ho riportato nel titolo sorsero anche a me e ad un mio cliente quando dovetti affrontare per la prima volta la certificazione SA8000.
E ricordo molto bene le difficoltà che trovai nel reperire informazioni utili e pratiche su questa certificazione ancora poco diffusa.
Ecco, questo articolo l’ho scritto mettendomi nei panni di me stesso quella prima volta e nei panni di un imprenditore, o del suo responsabile aziendale per le certificazioni, che deve ottenere in fretta la SA8000 per accontentare la richiesta di un cliente strategico o per partecipare a un’importante gara d’appalto.
Dopo alcune premesse molto importanti, ti parlerò degli elementi fondamentali della certificazione SA8000:
- Che cos’è la SA8000
- I principi sociali della norma
- Il Questionario di Autovalutazione dei requisiti di responsabilità sociale
- Il sistema di gestione SA8000
- Il Social Performance Team
- Il Social Fingerprint
- I reclami e le non conformità SA8000
- Il coinvolgimento degli Stakeholder
- La Due Diligence per i fornitori
- L’analisi dei rischi SA8000
So bene che la prima reazione di fronte alla richiesta o necessità di ottenere la SA8000 potrebbe essere: “Nooo, un’altra certificazione! Altri costi e burocrazia!”
A dire il vero, che finisca così è un rischio molto reale.
Soprattutto se la si fa giusto per ottenere il pezzo di carta, magari utilizzando scorciatoie come quella di implementare un sistema di gestione scopiazzato da altri e che non c’entra nulla con la tua azienda. Allora sì che diventa solo un costo e una burocrazia in più.
Con il rischio poi di non prendere nemmeno la certificazione o di dover faticare il doppio per prenderla.
Devi tener conto, infatti, che gli audit SA8000 prevedono diverse interviste ai dipendenti presi sia individualmente che a gruppi di due e di tre.
Se metti in piedi un sistema che è solo carta e senza che ci sia stato il necessario coinvolgimento di tutti, stai sicuro che l’auditor se ne accorgerà subito con le conseguenze del caso.
Quindi è meglio fare le cose giuste al primo colpo se vuoi evitare problemi e sprechi.
La certificazione SA8000, invece, se presa con lo spirito giusto può essere veramente un’ottima occasione per migliorare l’ambiente di lavoro, sia dal punto di vista fisico che umano.
Dal punto di vista fisico, con particolare riguardo alla sicurezza, che vuol dire ridurre il rischio di infortuni e il rischio di sanzioni in caso di controlli degli organi di vigilanza (Spisal, ecc.).
Dal punto di vita umano tramite il coinvolgimento del personale negli obiettivi etico-sociali, con tutti i vantaggi che ne conseguono.
È risaputo, infatti, che un’azienda dove si sta bene e si lavora bene con soddisfazione avrà sicuramente molto più successo di un’azienda dove si sta male e si lavora male.
A tal proposito faccio notare che la certificazione SA8000 si innesta a pieno titolo nel tema della Sostenibilità aziendale (così come la certificazione RJC, specifica per il settore dei gioielli, sulla quale ho scritto una apposito articolo).
Se vuoi garantire un futuro prospero alla tua azienda, devi ricordarti che hai tre tipi di responsabilità da integrare tra loro: responsabilità economica, sociale e ambientale.
Non basta più che la tua azienda sia sana e redditizia dal punto di vista economico, perché se trascuri le altre due responsabilità potresti subire conseguenze molto pesanti.
Pensa se succede qualcosa di grave sulla sicurezza o qualche danno all’ambiente. Un disastro!
O più semplicemente pensa se nella tua azienda c’è un cosiddetto “ambiente lavorativo tossico”, nel senso di rapporti tra le persone troppo tesi e conflittuali. Un cancro, che se non curi per tempo si mangerà la tua azienda un po’ alla volta fino alla morte!
Si dice che l’azienda deve dare contemporaneamente valore per gli shareholder (azionisti, proprietari) e benefici per gli stakeholder (portatori di interesse: dipendenti, fornitori, istituzioni pubbliche, comunità locale, ecc.).
Tutti questi bei discorsi valgono anche per le PMI, non fosse altro perché spesso lavorano per clienti sempre più sensibili a certi temi, al punto da condurre sempre più frequentemente degli audit ai fornitori proprio sui temi etico-sociali.
Audit che diventano molto più facili da superare se uno è certificato.
Di fatto la certificazione SA8000, se fatta seriamente, contribuirà anche a migliorare l’immagine dell’azienda e la sua affidabilità.
Per ottenere tutto ciò bisogna fare le cose con il metodo giusto, come quello che ho messo a punto io in vent’anni di esperienza e passione per i sistemi di gestione:
il Metodo Cariolato per Sistemi di Gestione Smart.
Se vuoi saperne di più ti consiglio vivamente di leggere questo mio articolo sull’argomento: “Come evitare la burocrazia dannosa delle certificazioni aziendali”.
Per convincerti ulteriormente sui vantaggi concreti che si possono raggiungere con una certificazione SA8000 fatta come si deve, potrei raccontarti l’esperienza molto positiva di un mio cliente, la Better Silver Spa di Bressanvido (Vicenza), che tra l’altro è stata la prima azienda del settore gioielleria ad ottenere la SA8000 come cita questo articolo de Il Sole 24 Ore: “La prima azienda italiana del settore gioielleria con certificazione di responsabilità sociale”.
Sarebbe proprio una bella storia da raccontare che meriterebbe un articolo dedicato.
Vediamo nel concreto cosa ti aspetta se ti vuoi certificare.
Beh, innanzitutto non ti devi spaventare.
Se la tua è un’azienda già sufficientemente a posto con le questioni riguardanti la sicurezza, se non ha un ambiente di lavoro tossico (clima aziendale molto negativo) e se non ricorre a lavoratori in nero, allora non sarà difficile ottenere questa certificazione.
Una delle paure più grandi relativa a questa certificazione può essere quella di fomentare rivendicazioni in stile sindacale in azienda.
Ti assicuro che non accadrà così.
Se hai un’azienda dove i dipendenti sono in regola e applichi quanto previsto dai contratti collettivi nazionali del lavoro, non c’è nessun problema sotto questo punto di vista.
Gli auditor degli enti di certificazione non sono dei sindacalisti.
È vero che faranno numerose interviste ai dipendenti per sentire i loro pareri, ma soltanto per verificare il rispetto dei principi della norma e per cogliere le opportunità di miglioramento.
Non per fomentare rivendicazioni sindacali o qualcosa di simile.
Anzi, dall’esperienza che ho avuto io, gli auditor sono molto professionali e non creano problemi in azienda.
Se ci sono i sindacati in azienda, vanno senz’altro coinvolti nel processo di certificazione.
Se non ci sono vanno informati. Almeno uno dei sindacati, quello che vi ispira di più.
Ma a loro farà piacere che abbiate scelto di certificarvi, nella speranza che facciate le cose seriamente.
La norma SA8000 (dove SA sta per Social Accountability, cioè responsabilità sociale) è uno standard di certificazione che incoraggia le organizzazioni a sviluppare, mantenere e applicare pratiche socialmente accettabili nel posto di lavoro.
Nasce nel 1997 ad opera dell’organizzazione non-profit SAI – Social Accountability International – di New York. La revisione attualmente in vigore è la SA8000:2014.
La norma si occupa di definire standard mondiali sui diritti dei lavoratori e sulle condizioni del luogo di lavoro, comprendendo tutti gli accordi internazionali esistenti, tra cui la Dichiarazione Universale dei diritti umani, le convenzioni dell’ILO (International Labour Organization), le leggi nazionali del lavoro.
È la norma per eccellenza riguardante la cosiddetta Corporate Social Responsibility (CSR), cioè la Responsabilità Sociale d’Impresa.
I principi sociali della SA8000 riguardano:
- Lavoro infantile e minorile: non utilizzare lavoro infantile;
- Lavoro forzato e obbligato: non utilizzare qualsiasi forma di lavoro forzato o obbligato (es. impedire di lasciare il posto di lavoro a fine turno);
- Salute e sicurezza: garantire il rispetto di tutte le normative in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, cercando di prevenire incidenti e malattie professionali;
- Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva: informare e assicurare al lavoratore il proprio diritto di formare, partecipare e organizzare sindacati di propria scelta; garantire inoltre il diritto alla contrattazione collettiva;
- Discriminazione: non adottare alcuna forma di discriminazione (basata sul sesso, ceto sociale, razza, religione, orientamenti sessuali, opinioni politiche, ecc.);
- Procedure disciplinari: trattare il personale con dignità e rispetto; non adottare procedure disciplinari non previste dalla normativa e dai contratti collettivi;
- Orario di lavoro: rispettare le leggi e i contratti collettivi sull’orario di lavoro, lavoro straordinario, festività e ferie;
- Retribuzione: garantire l’applicazione, almeno, degli standard minimi previsti dai contratti collettivi.
I primi due principi e quello sulla discriminazione non dovrebbero rappresentare nessun problema per le aziende italiane, tranne il caso in cui utilizzino fornitori esteri di quei paesi dove notoriamente il rispetto di tali principi non è così scontato, ma il discorso fornitori lo vedremo più avanti.
Il principio sulla salute e sicurezza è sicuramente il più impattante e anche il più corposo. Se la tua azienda è già messa bene sotto questo profilo, allora sarà tutto più semplice. Altrimenti avrai la scusa buona per sistemare finalmente quelle cose che hai sempre rinviato. Così dopo sarai più tranquillo. E la tranquillità non ha prezzo.
Il principio relativo alla libertà di associazione non vuol dire che ci deve essere per forza il sindacato in azienda, ma semplicemente che i lavoratori sono liberi di iscriversi a un sindacato senza essere discriminati.
Per gli ultimi tre punti basta dimostrare che viene applicato quanto previsto dal CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro). Quindi preparati durante l’audit a far vedere le buste paga dei dipendenti e tutte le registrazioni relative a orari di lavoro, straordinari, ecc.
Per approfondire la conoscenza della SA8000, puoi visitare direttamente il sito del SAI.
Da lì puoi scaricarti liberamente e gratuitamente anche la norma, disponibile pure in italiano.
Per capire come sei messo e cosa dovrai fare per adeguarti ai requisiti della norma, il primo passo da fare è quello di compilare il Questionario di Autovalutazione dei requisiti di responsabilità sociale che dovrebbe darti direttamente l’ente di certificazione quando lo contatti per avere un’offerta (ente che deve essere accreditato dal SAI).
Tali questionari preparati dagli enti di certificazione, non sono altro che la traduzione in italiano e rielaborazione in forma di questionario del documento “Performance Indicator Annex” che trovi nel sito nel SAI.
Il questionario descrive le aspettative minime di rendimento di responsabilità sociale per le organizzazioni certificate SA8000.
Chiunque può utilizzare tali indicatori, che in realtà sono delle domande a cui si risponde Sì, No, N/A, per valutare il livello di conformità a ciascuno dei requisiti della SA8000.
Il questionario è bello corposo. In tutto ci sono circa 200 quesiti/indicatori, di cui una settantina relativi al Sistema di Gestione che affronterai solo in un secondo momento quando avrai messo in piedi il sistema.
Ti assicuro che ci vuole pazienza a compilarlo per bene perché è molto dettagliato.
Alcune domande potrebbero essere non applicabili.
Ad esempio, se non hai la mensa interna (quella con la cucina dove vengono preparati i cibi intendo, non la semplice stanzetta dove la gente si scalda il cibo portato da casa con il microonde) rispondi N/A e sei a posto.
Qualche domanda la troverai un po’ strana perché si rifà a norme internazionali e non a leggi italiane.
Una volta completato il questionario, avrai l’elenco delle non conformità da chiudere per prepararti alla certificazione.
Da questo punto di vista è proprio un valido aiuto.
Mentre chiudi le non conformità, puoi cominciare ad elaborare e implementare il Sistema di Gestione SA8000 (manuale, procedure, ecc.).
Il manuale SA8000, tipo manuale della qualità, non è obbligatorio (la norma non lo cita), però un documento che faccia da cappello, che metta ordine alle idee, che descriva in sintesi come vengono soddisfatti tutti punti della norma citando i riferimenti ai vari documenti del sistema è sempre utile.
Facilita anche il lavoro dell’auditor e lo rasserena fin da subito sul fatto che è tutto sotto controllo. Quindi io consiglio di farlo, ma rigorosamente sintetico, schematico e snello!
Poi ci sono le procedure SA8000.
Qui si capisce dalla norma (e dal questionario di autovalutazione) quali siano necessarie.
Ti elenco le principali:
- valutazione dei rischi per la salute e sicurezza sul lavoro (principalmente un rinvio alle procedure contenute nei DVR – Documenti di Valutazione dei Rischi che hai per la sicurezza)
- prevenzione scoppio di incendi
- immagazzinamento dei prodotti chimici
- corretta etichettatura dei prodotti chimici
- corretta manipolazione e stoccaggio dei rifiuti pericolosi
- funzionamento del Social Performance Team (poi ti spiego cos’è)
- reclami e non conformità relativi alla SA8000
- azioni correttive e preventive
- “due diligence” su conformità alla SA 8000 da parte di fornitori (poi ti spiego)
- valutazione rischi rilevanti per la SA8000 (poi ti spiego)
- lavoro infantile e minorile
- riesame della direzione
- audit interni.
Se hai già un sistema di gestione per la qualità (e magari anche per la sicurezza e l’ambiente), è ovviamente buona cosa integrare tra loro i vari sistemi.
Social Performance Team
Il Social Performance Team (Squadra di Prestazioni Social) è una delle novità dell’ultima edizione della norma (2014).
Mira a far collaborare lavoratori e direzione per l’obiettivo comune di migliorare le prestazioni sociali dell’impresa.
Per questo motivo deve includere una rappresentanza equilibrata di rappresentante/i dei Lavoratori e della direzione:
Vale a dire che il numero dei rappresentanti dei lavoratori deve essere uguale al numero dei rappresentati della direzione.
Il Rappresentante/i dei lavoratori viene eletto liberamente e direttamente dai lavoratori stessi o scelto tra i membri del sindacato nel caso di azienda sindacalizzata.
Il Social Performance Team ha il compito di implementare tutti gli elementi della SA8000. Cioè partecipa attivamente alla gestione di tutto il sistema (gestione delle non conformità, audit interni, ecc.).
In realtà non è che debba fare tutto lui, perché per svolgere i propri compiti può anche avvalersi della collaborazione di altri specialisti sia interni che esterni all’azienda.
Self-Assessment (Social Fingerprint)
Questa è un’altra novità introdotta con l’ultima revisione della norma.
Ed è anche la novità più misteriosa dove è più difficile trovare informazioni in anticipo.
Si tratta di un questionario di autovalutazione, definito anche come Social Fingerprint, da compilare esclusivamente on line direttamente tramite il sito del SAI.
Per compilarlo dovrai creare un account presso il SAI Database e acquistare il Self-Assessment al costo di 300 $ da pagare direttamente al SAI.
Lo devi compilare tu (o chi ti sta seguendo per la certificazione) poco prima che venga effettuato il primo audit da parte dell’ente di certificazione e solo dopo che hai già definito completamente il sistema di gestione. La compilazione andrà fatta anche in occasione del rinnovo della certificazione ogni tre anni.
Il SAI presenta il Social Fingerprint come una serie di strumenti che aiuta le organizzazioni a misurare e migliorare i loro sistemi di gestione a tutela dei diritti dei lavoratori e delle condizioni di lavoro.
Si compone di tre strumenti chiave:
- Autovalutazione, cioè il questionario che devi compilare te direttamente
- Dichiarazione di maturità (precedentemente nota come “Valutazione indipendente”), cioè il questionario uguale al tuo che compilerà anche l’auditor al termine dell’audit di certificazione;
- Tabella di valutazione, con una valutazione della maturità su 5 livelli, da 1 (nessuna conoscenza di SA8000) a 5 (sviluppo e implementazione di un sistema di gestione maturo con continua attenzione al suo miglioramento).
Le domande del questionario riguardano il sistema di gestione suddiviso in 10 categorie basate sui seguenti processi:
- Politiche, procedure & impegno
- Social performance team (SPT)
- Identificazione & Valutazione dei Rischi
- Monitoraggio
- Coinvolgimento interno & comunicazione
- Gestione e risoluzione reclami
- Verifica esterna e coinvolgimento degli stakeholder
- Azioni correttive e preventive
- Formazione & capacity building
- Gestione dei fornitori & appaltatori
Quando lo compilerai, vedrai che molte domande riguardano un sistema di gestione già completamente implementato e a regime.
Siccome è molto probabile che tu abbia appena completato di definire tutto il sistema in vista dell’imminente audit dell’ente, va da sé che a tali domande dovrai rispondere immaginando che il sistema funzioni veramente come previsto e che stia dando i risultati attesi (anche se è ancora troppo presto per averne tutte le prove).
I risultati del questionario vendono infine riportati nel “SA8000 Self-Assessment Q&A Report” disponibile nell’area riservata del Database SAI.
Reclami e Non Conformità relativi alla SA8000. Una particolare enfasi viene data a questo aspetto perché tutto il personale dell’azienda deve poter fare commenti, raccomandazioni, segnalazioni o Reclami riguardanti il luogo di lavoro e/o Non Conformità alla norma SA8000.
I Reclami/NC SA8000 possono essere inviati anche all’ente di certificazione o all’ente di accreditamento SAAS.
Tutto ciò bisogna scriverlo in una procedura e renderla nota a tutti i lavoratori.
Formazione.
Questo è un altro aspetto da curare bene.
I membri del Social Performance Team devono essere quelli con la formazione più completa e approfondita perché hanno un ruolo attivo nella gestione del sistema.
Tutti i lavoratori devono conoscere, a grandi linee, i principi della norma (o almeno a cosa si riferisce in generale) e gli elementi del sistema di gestione che li riguardano direttamente come la possibilità di fare dei reclami e i nomi dei membri del Social Performance Team.
Durante le verifiche ispettive dell’ente di certificazione, infatti, gli ispettori effettueranno numerose interviste ai lavoratori per capire il grado di conoscenza sugli aspetti della SA8000 e per verificare l’effettiva applicazione della norma in azienda.
Coinvolgimento degli Stakeholder (parti interessate)
Gli stakeholder principali sono i seguenti:
- SAI (ente che ha emesso la SA8000)
- Ente di certificazione
- Lavoratori dell’azienda
- Sindacati
- Comune (o comuni) in cui si trova l’azienda
- Clienti
- Fornitori
Cosa vuol dire coinvolgere gli stakeholder?
Per i primi due stakeholder il coinvolgimento è automatico se ci si vuole certificare. Per i lavoratori: attività di formazione e rappresentate/i dei lavoratori nel Social Performance Team.
Per gli altri stakeholder citati, si tratta principalmente di informarli con un’apposita comunicazione scritta (e-mail) sul fatto che l’azienda ha deciso di adottare un sistema di gestione conforme alla SA8000, spiegando in sintesi di cosa si tratta e allegando la politica per la responsabilità sociale.
Poi sarà buona prassi utilizzare il sito internet aziendale per mantenere informati nel tempo gli stakeholders, inserendo copia del certificato SA8000, più altri documenti e informazioni aggiornate relative all’impegno dell’azienda per la responsabilità sociale.
Per quanto riguarda i sindacati, se l’azienda è sindacalizzata vanno coinvolti direttamente (dovrebbero essere loro a scegliere il rappresentante/i dei lavoratori per il Social Performance Team).
Se non è sindacalizzata bisogna comunque scegliere almeno un sindacato (quello che si preferisce) e informarlo sul proprio impegno ad ottenere la SA8000. L’ente di certificazione dovrebbe poi contattarlo e ed è quindi bene che sia informato in modo adeguato.
Due Diligence per i fornitori
Per i fornitori non basta la semplice comunicazione, perché in questo caso la norma parla di due diligence, cioè di necessaria diligenza per verificare la conformità alla SA8000 dei propri fornitori/subappaltatori, agenzie per l’impiego private e sub-fornitori.
Non richiede che i fornitori siano certificati pure loro, ma di incoraggiare pratiche socialmente responsabili dei fornitori.
Cosa vuol dire nel pratico?
Parti dalla lista dei fornitori attivi.
Prepara una bella comunicazione per i fornitori sui requisiti della SA8000 in cui si chiede anche a loro di rispettare tali requisiti.
Inviala a tutti, con allegata copia della norma e della Politica RS.
I fornitori dovranno rispondere con una lettera di accettazione firmata.
Nella lista dei fornitori ti segnerai chi è già certificato SA8000, chi gli hai inviato la comunicazione e chi l’ha accettata.
Questi sono anche elementi utili per effettuare la valutazione dei rischi significativi di non conformità SA8000 da parte dei fornitori.
Se un fornitore è già certificato SA8000 (o certificazioni analoghe come RJC), si desume sia di rischio basso.
Se un fornitore non risponde nemmeno (neanche dopo solleciti) alla tua richiesta di aderire ai requisiti della norma, il rischio aumenta.
Se inoltre è anche di un paese straniero dove notoriamente c’è poco rispetto per i diritti dei lavoratori, allora il rischio sarà ancora più alto.
Sulla base dei risultati della valutazione dei rischi, vengono definite e attuate azioni appropriate, nel senso di “sforzi ragionevoli” per affrontare i rischi.
Identificazione e valutazione dei rischi SA8000
Per chi è certificato ISO 9001 sa già di cosa si parla, solo che qui ci si riferisce esclusivamente ai rischi rilevanti rispetto ai requisiti della SA8000, rispetto ai quali si individuano le possibili non conformità.
Per valutare il livello di rischio, si stima per ognuna di queste si stima la Probabilità “P” che possa verificarsi e la Gravità “G” del danno o delle conseguenze negative, assegnando ad entrambi dei valori (ad esempio da 1 a 5).
Il livello di Rischio “R” sarà dato dalla classica formula: R = P x G.
Successivamente bisognerà definire le azioni opportune per eliminare o ridurre i rischi, a partire da quelli con indice R più elevato.
Bene, ora ho finito di spiegarti tutto quello che ti avevo promesso e ti ho dato indicazioni preziose per ottenere la certificazione a colpo sicuro.
Come avrai capito, però, preparare e implementare tutto il sistema di gestione è un impegno importante che può variare a seconda delle dimensioni e della complessità dell’azienda e a seconda di come sei messo in partenza rispetto ai temi della responsabilità sociale.
Puoi scegliere di arrangiarti da solo o di affidare tutto il lavoro a un tuo collaboratore interno, ma come puoi immaginare se non c’è esperienza diretta diventa tutto più difficile e sprechi un sacco di tempo solo per capire come si fa.
Meglio invece che tu e le tue risorse interne vi dedichiate alle attività che sapete fare meglio e che sono strettamente legate al vostro core business.
Mentre è sempre una buona idea affidare le altre attività, come la certificazione SA8000, ad un professionista specializzato come me, che tra l’altro ti segue direttamente e personalmente: puoi star sicuro che non ti farò seguire da consulenti junior inesperti.
Pertanto, se vuoi saperne di più non esitare a contattarmi. Sarò ben lieto di capire per bene la tua situazione e le tue esigenze e di poterti aiutare.
Foto UC Davis College of Engineering
